Opt-in

El opt-in es el consentimiento expreso que da una persona para recibir comunicaciones comerciales de una empresa. Se traduce como aceptación previa. Sin él, enviar publicidad por correo o mensajería incumple la normativa española y europea de protección de datos.

Cómo debe ser para valer

La ley no se conforma con que alguien haya dejado su dirección. El consentimiento tiene que reunir cuatro condiciones.

Libre. No se puede condicionar la descarga de un documento a aceptar publicidad. Si el usuario no tiene alternativa real, el consentimiento no es válido.

Específico. Una casilla que autoriza a la vez el envío de boletines, la cesión a terceros y la elaboración de perfiles no vale. Cada finalidad distinta necesita su aceptación.

Informado. Antes de aceptar hay que saber quién es el responsable, para qué se van a usar los datos, cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer los derechos.

E inequívoco. Requiere una acción positiva: marcar una casilla que viene vacía, pulsar un botón de aceptación. Las casillas premarcadas están prohibidas desde hace años, y el silencio nunca equivale a un sí.

Se distingue además entre dos niveles. El opt-in simple da por buena la aceptación en el formulario. El opt-in doble añade un correo de confirmación con un enlace que hay que pulsar. El segundo no es obligatorio, pero prueba el consentimiento sin discusión y limpia direcciones mal escritas o ajenas. Reduce la lista entre un 15 y un 30 por ciento y mejora todos los indicadores posteriores.

Qué hay que guardar y qué excepciones existen

La carga de la prueba recae en la empresa: si una inspección pregunta, hay que demostrar cuándo y cómo se obtuvo cada consentimiento. Conviene registrar la fecha y hora, el texto exacto que se mostró, el origen del alta y, en el caso del doble, la confirmación.

Existe una excepción práctica que se usa mal a menudo. Se pueden enviar comunicaciones sobre productos similares a quien ya ha comprado, siempre que los datos se obtuvieran en esa venta, se ofrezca la baja en cada envío y se informara al recogerlos. Esa excepción cubre al cliente, no al que descargó una guía.

Y hay dos obligaciones que acompañan siempre. La baja debe ser tan fácil como el alta, con un enlace visible en cada envío que funcione a la primera. Y las listas compradas o extraídas de directorios no son legales bajo ninguna interpretación, por mucho que el vendedor asegure que están consentidas.

Ejemplo: un centro de formación en Córdoba

Un centro que imparte cursos para empresas tenía 6.800 direcciones reunidas durante años: ferias, tarjetas, formularios sin casilla y un listado comprado en 2019. La apertura de sus envíos no llegaba al 8 por ciento y acumulaba quejas de correo no deseado.

Decide sanear. Envía una única campaña de reconfirmación explicando qué va a recibir quien se quede y pidiendo una acción expresa. Responden 1.100 personas. Elimina el resto, incluido el listado comprado.

Rehace todos sus formularios con casilla vacía, finalidad separada para boletín y para cesión a colaboradores, y confirmación por correo.

Seis meses después tiene 1.900 suscriptores con consentimiento probado. La apertura media es del 41 por ciento, las quejas han desaparecido y sus correos vuelven a llegar a la bandeja principal. Con una cuarta parte de la lista, las matrículas atribuidas al canal se han duplicado.