Transformación digital

La transformación digital es el cambio en la forma de trabajar de una empresa a partir del uso de tecnología, con efectos en sus procesos, su organización y su relación con los clientes. No consiste en comprar herramientas, sino en cambiar cómo se hacen las cosas.

Qué la distingue de digitalizar papeles

Pasar las facturas de papel a un archivo digital es digitalización. Que el albarán se genere en el móvil del operario, actualice el almacén, dispare la factura y avise al cliente es transformación.

La diferencia está en si se rediseña el proceso o solo se cambia el soporte. Muchas empresas compran software y lo adaptan a su forma antigua de trabajar, con lo que pagan una licencia y no ganan nada.

Un buen indicador de que algo está mal es que la herramienta nueva conviva con la hoja de cálculo de siempre. Cuando eso pasa, el proceso no cambió.

Las áreas donde una pyme española suele encontrar más recorrido son cuatro. La gestión interna, con un sistema único donde vivan clientes, presupuestos y facturas en lugar de tres archivos distintos. La relación con el cliente, con presupuestos digitales, seguimiento de pedidos y atención por los canales que la gente usa. La operación, con movilidad para quien trabaja fuera y control de almacén. Y los datos, para decidir con cifras en lugar de con intuición.

Cómo abordarla sin fracasar

Los proyectos que salen mal comparten patrón: empiezan por la herramienta y terminan por el proceso. Los que salen bien hacen lo contrario.

Cuatro pasos ordenan el trabajo.

Localizar el dolor real. Dónde se pierde tiempo, dónde se cometen errores, qué tarea repetitiva consume horas. Preguntar a quien la hace, no a quien la supervisa.

Rediseñar el proceso antes de comprar nada, incluso sobre un papel. Si el proceso nuevo tiene sentido en papel, la herramienta será fácil de elegir.

Implantar por partes. Un área, un equipo, tres meses. Los proyectos que cambian todo a la vez fracasan por saturación.

Y formar de verdad. La causa más frecuente de fracaso no es técnica, es que la gente sigue trabajando como antes porque nadie le enseñó ni le explicó qué gana.

Sobre la financiación, conviene conocer el programa Kit Digital, que subvenciona soluciones de digitalización para pymes y autónomos a través de agentes digitalizadores. Cubre web, comercio electrónico, gestión de clientes, factura electrónica, ciberseguridad y otras categorías, y para muchas empresas pequeñas es la vía práctica de dar el primer paso.

Ejemplo: una empresa de jardinería y mantenimiento en Toledo

Una empresa con 22 operarios y 140 clientes de mantenimiento funcionaba con partes en papel. Cada operario entregaba los suyos el viernes, una administrativa los pasaba a una hoja de cálculo y la facturación del mes se cerraba con doce días de retraso y errores frecuentes.

Rediseñan el proceso antes de elegir nada: el parte se rellena al terminar cada servicio, con foto del trabajo, y desde ahí sale todo.

Implantan una aplicación de partes en móvil conectada a su programa de facturación, primero con un equipo de cuatro personas durante dos meses y después con el resto.

Al año, la facturación se cierra el día 2 del mes siguiente, las incidencias por servicios no facturados desaparecen y la administrativa dedica a otras tareas las 30 horas mensuales que antes empleaba en transcribir. Las fotos de cada servicio, además, reducen a la mitad las reclamaciones de comunidades por trabajos supuestamente no realizados.