Automatización del marketing

La automatización del marketing consiste en usar software para ejecutar solas las tareas repetitivas: enviar correos según lo que hace cada contacto, puntuar oportunidades o avisar al comercial. Las reglas se definen una vez y el sistema las aplica sin intervención.

Qué se automatiza de verdad

Lo que mejor funciona son secuencias sencillas ligadas a un comportamiento concreto.

• La bienvenida. Alguien se suscribe y recibe tres correos escalonados que explican quién eres y qué resuelves.
• El carrito abandonado. Un recordatorio a las cuatro horas y otro a las 24, con el producto que quedó pendiente.
• El seguimiento posventa. Petición de reseña, guía de uso y sugerencia de complemento en las fechas adecuadas.
• El aviso interno. Cuando un contacto visita tres veces la página de precios, salta una notificación al comercial de la zona.
• La reactivación. A los seis meses sin actividad, una secuencia corta que intenta recuperar o depurar el contacto.
• El registro ordenado. Cada formulario enviado crea o actualiza la ficha en el sistema de gestión de clientes, con su origen y su etiqueta.

Lo que no conviene automatizar es la conversación. Un cliente que responde a un correo automático con una duda concreta necesita a una persona, y la sensación de hablar con una máquina cuando ya se ha decidido a comprar rompe la venta.

Qué hace falta antes de contratar una herramienta

El software no arregla la falta de estrategia. Antes de pagar una cuota mensual hacen falta tres cosas: una lista con permiso, contenido que enviar y un proceso de venta descrito, aunque sea en una servilleta.

También hay que decidir la profundidad. Las herramientas de correo con automatismos básicos cuestan entre 20 y 100 euros al mes y cubren la mayoría de las necesidades de una pyme. Las plataformas completas, que integran gestión de clientes, puntuación de oportunidades y atribución, empiezan en varios cientos de euros mensuales y exigen alguien que las mantenga. Contratar la segunda cuando bastaba la primera es un gasto habitual y evitable.

Por último, la parte legal. Cada automatismo que envía comunicaciones comerciales necesita consentimiento previo, enlace de baja operativo y registro de cuándo se dio ese permiso.

Ejemplo: una empresa de software de gestión en Murcia

Una empresa vende un programa de facturación para talleres, con prueba gratuita de treinta días. Cada mes se registran 200 personas, de las que apenas 12 acaban pagando. Nadie hace seguimiento porque los dos comerciales no dan abasto.

Se monta una secuencia por comportamiento. Al registrarse, el usuario recibe un correo con el primer paso concreto: crear su primera factura. Si a las 48 horas no la ha creado, recibe un vídeo de dos minutos que lo explica. Si la crea, recibe en cambio la siguiente función, la de importar clientes.

En el día 20 de la prueba, quien ha usado el programa al menos cinco veces recibe una oferta de continuidad y genera un aviso al comercial con su nombre, su taller y las funciones que más usa. Quien no lo ha abierto nunca entra en una secuencia distinta que pregunta directamente qué le frenó.

El montaje lleva tres semanas y se apoya en la herramienta de correo que ya tenían. A los cuatro meses, la conversión de prueba a cliente pasa del 6 al 17 por ciento, y los comerciales dedican su tiempo a las 40 cuentas que el sistema marca como interesadas en lugar de llamar a doscientas a ciegas.